การเลือกโรงแรมจัดเลี้ยงสำหรับงานสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นงานแต่งงาน งานอีเวนต์ งานประชุมสัมมนา หรือแม้แต่งานฉลองส่วนตัว ก็เป็นการตัดสินใจที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะต้องตอบโจทย์เรื่องงบประมาณแล้ว ยังต้องคำนึงถึงความประทับใจของแขกที่มาร่วมงานด้วย ซึ่งบทความนี้จะมาแนะนำเคล็ดลับในการเลือกโรงแรมจัดเลี้ยงให้คุ้มค่าและตอบโจทย์ทุกความต้องการ 

1. กำหนดงบประมาณและรูปแบบงานให้ชัดเจน

ก่อนที่จะเลือกโรงแรมจัดเลี้ยง ควรพิจารณางบประมาณที่มีและรูปแบบงานที่ต้องการให้ชัดเจนเสียก่อน เพื่อที่จะสามารถนำราคาและรูปแบบที่ตั้งใจไว้เป็นตัวตั้งต้น เพื่อนำไปสอบถามกับโรงแรมที่รับจัดเลี้ยงทุกแห่งที่หมายตา

• งบประมาณ : กำหนดงบประมาณรวมที่ตั้งไว้สำหรับงานทั้งหมด รวมถึงค่าใช้จ่ายในการเช่าสถานที่ อาหาร เครื่องดื่ม การตกแต่ง และค่าบริการอื่น ๆ ซึ่งควรสอบถามให้ชัดเจนว่าโรงแรมมีแพ็กเกจจัดเลี้ยงแบบใดบ้าง ? 
• รูปแบบงาน : กำหนดรูปแบบงานที่ต้องการจัด เช่น งานเลี้ยงแบบค็อกเทล งานเลี้ยงแบบโต๊ะจีน งานประชุมสัมมนา หรืองานปาร์ตี้ส่วนตัว เพื่อให้สามารถเลือกโรงแรมและแพ็กเกจที่เหมาะสม

2. จำนวนแขกและขนาดของสถานที่

จำนวนแขกที่ต้องการเชิญก็เป็นสิ่งสำคัญมากเช่นกัน เพราะจำนวนแขกที่มาจำนวนหลักหลายร้อย กับหลักสิบ ย่อมส่งผลการราคาและการจัดการต่าง ๆ ด้วยเช่นกัน ซึ่งนั่นจะส่งผลไปถึงขนาดของสถานที่ จำนวนอาหารและเครื่องดื่ม จำนวนโต๊ะที่นั่ง ไปจนถึงขนาดของพื้นที่จอดรถ 

• จำนวนแขก : ประมาณการจำนวนแขกที่จะมาร่วมงานให้ใกล้เคียงที่สุด เพื่อเลือกห้องจัดเลี้ยงที่มีขนาดเหมาะสม ไม่เล็กจนอึดอัด หรือใหญ่จนดูโล่งเกินไป
• ขนาดของสถานที่ : ตรวจสอบขนาดของห้องจัดเลี้ยงและพื้นที่โดยรอบว่า สามารถรองรับจำนวนแขกและรูปแบบกิจกรรมที่ต้องการได้หรือไม่

3. ทำเลที่ตั้งและการเดินทาง

ทำเลที่ตั้งและการเดินทางมีผลอย่างมากต่อการสร้างความประทับใจให้แก่แขกผู้มาร่วมงาน โดยโรงแรมจัดเลี้ยงที่สามารถเดินทางได้ง่าย ไม่ต้องเผชิญกับการจราจรที่ติดขัด ย่อมสร้างบรรยากาศและอารมณ์ที่ดีให้แก่ผู้ร่วมงานได้ตั้งแต่ยังไม่ถึงหน้างาน

• ทำเลที่ตั้ง : เลือกโรงแรมจัดเลี้ยงที่ตั้งอยู่ในทำเลที่สะดวกต่อการเดินทางของแขก ทั้งรถยนต์และรถสาธารณะ
• ที่จอดรถ : ตรวจสอบจำนวนที่จอดรถว่าเพียงพอต่อจำนวนแขกหรือไม่ และมีบริการรถรับ-ส่งให้หรือไม่หากลานจอดรถอยู่ไกลกับอาคารสถานที่จัดงาน

4. สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการ

สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการเพิ่มเติมต่าง ๆ ที่โรงแรมจัดเลี้ยงมีให้ในแพ็กเกจ จะช่วยให้เราสามารถตัดสินใจเลือกสถานที่ได้ง่ายขึ้น เพราะจะช่วยลดความกังวลและลดสิ่งต่าง ๆ ที่เจ้าภาพต้องจัดเตรียมลงไปได้มาก เพราะหากเลือกโรงแรมที่ไม่มีบริการเหล่านี้ เจ้าภาพต้องนำทีมตกแต่งเข้ามาเองตามวันเวลาที่โรงแรมกำหนด ซึ่งมักเป็นช่วงเวลาที่กระชั้นชิดเช่นเดียวกัน

• สิ่งอำนวยความสะดวก : ตรวจสอบสิ่งอำนวยความสะดวกที่โรงแรมมีให้ เช่น เวที เครื่องเสียง แสงสีเสียง อุปกรณ์ประชุมสัมมนา ห้องพักสำหรับแขกวีไอพี
• บริการ : สอบถามเกี่ยวกับบริการต่าง ๆ ที่โรงแรมมีให้ เช่น บริการจัดเลี้ยง บริการตกแต่ง บริการถ่ายภาพ และบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน ซึ่งเจ้าภาพควรสอบถามให้ชัดเจน เช่น มีบริการจัดดอกไม้และตกแต่งสถานที่หรือไม่ ? สามารถระบุธีมได้หรือไม่ ? 

5. อาหารและเครื่องดื่ม

อาหารและเครื่องดื่ม เป็นอีกปัจจัยที่ทำให้แขกผู้มาร่วมงานเกิดความประทับใจได้ง่าย ยิ่งเป็นอาหารที่มีคุณภาพดี จัดแต่งสวยงาม และมีให้เลือกมากมายเข้ากับทุกสไตล์ของแขก จะยิ่งน่าประทับใจมากขึ้น เช่น มีเสิร์ฟทั้งมังสวิรัต คาร์บ วีแกน คีโต อาหารฮาราล เป็นต้น

• เมนูอาหาร : เลือกโรงแรมที่มีเมนูอาหารที่หลากหลายและตรงกับความต้องการของแขก โดยควรสอบถามโรงแรมจัดเลี้ยงว่ามีเมนูอาหารให้เลือกมากน้อยแค่ไหน ? 
• คุณภาพอาหาร : ตรวจสอบคุณภาพของวัตถุดิบและรสชาติอาหาร และถ้าจะให้ดีควรมีให้ชิมด้วยก่อนตัดสินใจ
• เครื่องดื่ม : เลือกแพ็กเกจเครื่องดื่มที่เหมาะสมกับงบประมาณและรูปแบบงาน

6. ราคาและเงื่อนไข

เมื่อมีจุดตั้งต้นในการเลือกโรงแรมจัดเลี้ยงแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ราคา รวมไปถึงเงื่อนไขการจองว่ามีความยืดหยุ่นให้มากน้อยแค่ไหน

• ราคา : เปรียบเทียบราคาของโรงแรมต่าง ๆ เพื่อหาโรงแรมจัดเลี้ยงที่ให้บริการคุ้มค่าที่สุด โดยควรสอบถามให้ละเอียดว่า ราคาต่อหัวรวมถึงอะไรบ้าง ?
• เงื่อนไข : อ่านเงื่อนไขในการจองและการยกเลิกให้ละเอียด เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง

ตัวอย่างงานจัดเลี้ยงรูปแบบต่าง ๆ ที่มักจัดในโรงแรม

งานจัดเลี้ยงที่มักจัดในโรงแรม จะมีความแตกต่างกันไปตามแต่ละรูปแบบ ซึ่งมักต้องการสิ่งอำนวยความสะดวกและบริการที่แตกต่างกัน เช่น

• งานแต่งงาน : เน้นบรรยากาศโรแมนติก การตกแต่งที่สวยงาม ทั้งบนเวที โซนตัดเค้ก บริเวณฉายพรีเซนเตชั่น และอาหารที่อร่อย มีมุมถ่ายภาพสำหรับบ่าวสาวและแขกผู้มาร่วมงาน มุมรับแขกและแจกของชำร่วย และอาจมีมุมที่ให้แขกร่วมกิจกรรมสนุก ๆ เช่น บูทถ่ายภาพ บูทถ่ายวิดีโอ 360 องศา
• งานอีเวนต์ : เน้นความทันสมัย เทคโนโลยี และสิ่งอำนวยความสะดวกที่ครบครัน ไม่ว่าจะเป็นงานเปิดตัวสินค้า หรืองานแฟนมีตแอนด์กรี๊ด สามารถรองรับจำนวนผู้เข้าร่วมงานมาก ๆ ได้
• งานประชุมสัมมนา : เน้นห้องประชุมที่กว้างขวาง มีอุปกรณ์ประชุมครบครัน และอาหารว่างที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานกระปรี้กระเปร่า อาจมีห้องประชุมย่อยในบริเวณชั้นเดียวกันสำหรับการทำโฟกัสกรุ๊ป
• งานฉลองส่วนตัว : เน้นความอบอุ่นเป็นกันเอง และการตกแต่งที่สอดคล้องกับธีมงาน เช่น งานแซยิด งาน Baby Shower

จะเห็นได้ว่าการเลือกโรงแรมจัดเลี้ยงที่ดีนั้น ต้องอาศัยการวางแผนและการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างรอบคอบ โดยคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้น ที่สำคัญคือควรไปเยี่ยมชมสถานที่จริง ก่อนตัดสินใจจอง เพื่อดูบรรยากาศและสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อให้ได้โรงแรมที่ตอบโจทย์ความต้องการและงบประมาณของคุณ และทำให้แขกที่มาร่วมงานประทับใจ